Kurumsal Veri İşleme ve Gizlilik Eki

Bu metinler mevcut hizmet koşullarını açıklar. Kullanıcı kabulü, SAKA'nın kanuni sorumluluklarını kaldırmaz; dış hizmetlere veri aktarımı için gerekli hukuki güvencelerin tamamlandığı anlamına gelmez.

KURUMSAL VERİ İŞLEME VE GİZLİLİK EKİ 1. KAPSAM VE ROLLER Bu ek, müşterisi/personeli hakkındaki verileri SAKA hizmetinde işleten işletme ile hizmet sağlayıcı İkaya Yazılım İsmail Kavak arasındaki görev dağılımını düzenler. Roller gerçek işleme amaçlarını ve esaslı yöntemleri kimin belirlediğine göre değerlendirilir. Firmanın belgeli talimatlarıyla müşteri/iş kayıtlarını barındırıp işleyen SAKA bu faaliyetlerde veri işleyen; kendi üyelik, fatura, güvenlik ve hukuki başvuru amaçlarında ayrıca veri sorumlusudur. Bu ek, SAKA'nın kanuni sorumluluğunu bütünüyle firmaya devretmez. 2. İŞLEME TALİMATI Amaç; müşteri ve portföy yönetimi, talep eşleştirme, randevu, ajanda, rol bazlı ekip yönetimi, kullanıcının istediği paylaşım ve veri saklamadır. İlgili kişiler müşteri adayları, müşteriler, firma personeli, taşınmaz irtibat kişileri ve paylaşım alıcıları olabilir. İşlenen bilgiler seçilen işlevle sınırlı kimlik/iletişim, talep, işlem, not ve kullanıcı içeriğidir. Kullanıcının arayüzdeki açık işlemleri belgelenebilir talimat niteliğindedir; hukuka aykırı olduğu anlaşılan talimat uygulanmaz ve gerekçesi bildirilir. 3. FİRMANIN YÜKÜMLÜLÜKLERİ Firma ilgili kişileri aydınlatır, her faaliyet için hukuki sebebi belirler, gerekiyorsa özgür ve ayrı rıza alır; paylaşım yetkilerini, veri doğruluğunu ve personel erişimini güncel tutar. Genel bir kullanıcı beyanı üçüncü kişinin rızası yerine geçmez. Firma hassas veriyi gereksiz yere yüklemez, ayrılan personelin erişimini kaldırır ve kanuni başvuruların gereğini yerine getirir. 4. SAKA'NIN YÜKÜMLÜLÜKLERİ SAKA verileri belgeli talimat ve kanuni zorunluluk dışında bağımsız amaçla kullanmaz; gerekli erişim sınırlaması, gizlilik, yedekleme ve olay yönetimi önlemlerini uygular. Alt hizmet sağlayıcı kullanımı aynı gizlilik/güvenlik yükümlülükleriyle düzenlenir. Alt sağlayıcının işleme yeri ve görevi veri envanterine kaydedilir. Alt sağlayıcı kullanılması SAKA'nın kendi sorumluluğunu kaldırmaz. İlgili kişi başvurusu, düzeltme, erişim sınırlama ve silme işlemlerinde SAKA kendi hizmet kapsamı içinde gerekli desteği verir. Veri ihlali öğrenildiğinde gereksiz gecikme olmadan ilgili veri sorumlusuna mevcut bilgiler bildirilir ve kanuni bildirim süreçleri desteklenir; olayı bütün ayrıntılarıyla öğrenene kadar bildirim ertelenmez. 5. PAYLAŞIM VE YURT DIŞI Başka ofis, firma, personel veya link alıcısına gönderim ancak seçilen yetki ve hukuki dayanakla yapılır. Alıcının ayrı veri sorumlusu olduğu işlemlerde kendi aydınlatma ve güvenlik yükümlülükleri bulunur. Yurt dışı aktarım için KVKK m.9 şartları ve ilgili aktarım sözleşmeleri ayrıca tamamlanır; bu ek Kurumun standart aktarım sözleşmesi değildir ve onun yerine kullanılamaz. 6. SONA ERME, SAKLAMA VE DENETİM Hizmet sonunda hukuka uygun veri teslimi ve silme talepleri karşılanır; kanuni saklama gerektiren kayıtlar gerekçesi/süresiyle ayrıştırılır. Yedeklerden imha, doğrulanmış saklama planı içinde yapılır. SAKA, diğer müşterilerin verileri veya güvenlik sırları açıklanmadan, yükümlülüklere uyumu gösteren gerekli bilgi ve belgeleri makul kapsamda sağlar. Gereksiz veya aşırı denetim hizmeti aksatacak biçimde kullanılamaz; kanunen yetkili kurumların denetimi sınırlanmaz. 7. SORUMLULUK Her tarafın sorumluluğu fiilî rolü, kusuru ve kanuni yükümlülüklerine göre belirlenir. Kanuni idari, cezai veya ilgili kişiye karşı sorumluluk sözleşmeyle kaldırılmaz. Taraflar arasındaki rücu yalnız kusur ve nedensellik bağıyla ispatlanmış zararlarla sınırlıdır; aynı zarar için çifte tahsilat yapılamaz.